junio 21, 2023 Transformación Digital

Herramientas de vídeo: ¿sirven para todo tipo de reuniones o procesos de atención?

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Aunque llevan años funcionando, las herramientas de vídeo sufrieron un boom espectacular durante la situación sanitaria de emergencia que se vivió al principio de la pandemia. De pronto el mundo entero necesitaba los servicios de videollamada o videoconferencia para trabajar, acudir a reuniones, mantener el contacto social con amigos y familia, acudir a webinars o seminarios, formaciones, clases, etc.  

El 2020 fue el año de las videollamadas. Según una encuesta llevada a cabo por Eurostat, el 78% de los españoles llamó y videollamó a través de Internet un 23% más que el año anterior, mientras que en el conjunto de la Unión Europea el 60% de las personas entre 16 y 74 años realizaron llamadas telefónicas o videollamadas por Internet.  

Queda claro que en los últimos 2 años la vida se ha vivido a través de las pantallas. Tanto que las compañías de vídeo acabaron por especializarse en las diferentes casuísticas en las que se utilizaban sus herramientas. Soluciones especializadas en formación, en teletrabajo, webinars, juegos, reuniones, streaming, eventos… la transformación del sector vivió su auge y ahora contamos con diferentes tipos de soluciones que consiguen conectar a las personas a través del vídeo. 

No obstante, ¿estas herramientas de vídeo son seguras? ¿sirven para todo tipo de gestiones y trámites? Y lo más importante, ¿qué garantías dan a sus usuarios? 

 

La importancia de la privacidad y la seguridad  

Al comienzo de la pandemia, algunas plataformas conocidas de vídeo sufrieron problemas de seguridad y privacidad, lo que desencadenó el robo de datos de usuarios, acceso a información sensible y problemas como el secuestro de cuentas o fugas de direcciones de correo electrónico.  

Por otro lado, también se han dado problemas con el famoso zoombombing, la intromisión de extraños en videollamadas que no fueron invitados a la cita. Normalmente son llevadas a cabo por hackers y ciberdelincuentes que buscan interrumpir la reunión, algo que puede llevarse a cabo fácilmente si la URL de la cita se puede rastrear haciendo búsqueda digital o si por error alguien la deja publicada en algún sitio o la comparte externamente.  

A causa de estos problemas, algunas grandes empresas han decidido vetar algunas herramientas de videollamada, no sólo por sus agujeros de seguridad, sino también por sus políticas de privacidad, ya que se ha advertido que éstas podrían estar compartiendo datos con terceros.  

 

No todas las herramientas de vídeo cubren todas las necesidades 

No es lo mismo una llamada entre compañeros de trabajo que un trámite online con la Administración Pública, una junta de accionistas o una votación sindical. Por este motivo, no todas las soluciones de vídeo se adaptan a las necesidades específicas de la gestión ni exigen las mismas garantías.  

En ocasiones, cuando se realiza un trámite online, los usuarios pueden encontrarse con dificultades para acceder de forma segura, llevar a cabo durante la videollamada gestiones como compartir o editar documentos, realizar un pago online al momento o firmar electrónicamente. De la misma forma, la persona que atiende a los ciudadanos o clientes puede tener que utilizar diferentes aplicaciones para gestionar el calendario de citas, enviar los correos electrónicos, compartir documentos o firmar éstos. 

Lo mismo ocurre con las reuniones telemáticas con procesos de toma de decisión mediante votaciones. Las soluciones de vídeo pueden quedarse cortas a la hora de realizar diferentes trámites como el recuento de votos o la gestión del proceso.  

Por otro lado, en trámites y reuniones, las entidades públicas y privadas necesitan de garantías para que esos procesos puedan llegar a tener seguridad jurídica. De esta forma, se protegen las decisiones tomadas y los resultados de los procesos frente a posibles impugnaciones.  

 

Herramienta segura para gestionar reuniones y trámites de principio a fin 

Ciertos trámites online con la administración pública, reuniones de Consejos, juntas de accionistas, Asambleas y cualquier otra que exija de cumplimiento normativo, no pueden llevarse a cabo tan sólo con vídeo, ya que se están dejando muchos elementos necesarios fuera. Deben utilizarse herramientas de vídeo seguras, con seguridad jurídica y garantías de privacidad, elementos de identificación y firma confiables, trazabilidad de las comunicaciones y eventos, y que administren el flujo de trabajo de principio a fin. 

La Oficina Virtual de Atención al Cliente o Ciudadano (OVAC) y Reuniones y Votaciones de Councilbox son soluciones que posibilitan realizar todo tipo de reuniones y procesos de atención de extremo a extremo, desde reuniones directivas, a procesos administrativos y participación ciudadana. En todos estos casos, se garantiza la privacidad y trazabilidad de todo el proceso en una única plataforma, asegurando el cumplimiento de la normativa y políticas vigentes del país u organización, con un proceso sencillo. 

Al ser una única herramienta, uno de sus principales beneficios es la simplicidad. No requiere de instalaciones y, además, cubre todo el proceso necesario durante el trámite: programación de la cita, comunicaciones certificadas mediante correos electrónicos y SMS, intercambio encriptado de documentos, autenticación y verificación de la identidad para acceder a la cita o reunión, videollamada certificada, firma electrónica, redacción automática de acuerdos, actas de vídeo e incluso el almacenamiento y custodia privada y segura de la documentación.  

Mediante la creación de evidencias inmutables con sellado de tiempo en Blockchain de todas las comunicaciones y decisiones, incluida la videollamada, se consigue obtener trazabilidad de extremo a extremo de lo que ocurre, protegiendo el proceso ante impugnaciones. 

Verificación de identidad

Además, la verificación de la identidad de las personas que participan en el proceso, tanto en el acceso como en la firma o durante el propio desarrollo de la videollamada, evita intrusiones indeseadas, suplantaciones o manipulaciones. Se trata de un proceso necesario para asegurar que el individuo que está llevando a cabo una acción se corresponde con quien dice ser. Para ello se utilizan mecanismos de identificación por videoconferencia, doble factor de autenticación, sistemas biométricos, certificados y firma digitales. 

Councilbox, por tanto, no sólo ofrece una herramienta de vídeo, si no soluciones 360º que cubren todas las necesidades para hacer seguros jurídica y tecnológicamente los procesos en remoto, con una API que permite una fácil integración con las aplicaciones del cliente y un servicio de soporte y acompañamiento en el día a día del cliente con la solución.