Organización y celebración remota o híbrida de

En primer lugar, se parametrizan las características de la reunión a llevar a cabo:

- Antelaciones y segundas convocatorias, tipo de quórum, existencia o no de voto delegado, existencia de voto de calidad, tipos de censo, representantes, etc.

- Limitaciones del acceso a la sala una vez haya comenzado la reunión, posibilidades de modificaciones y/o comentarios a los puntos del orden del día, posibilidades de participación de los asistentes durante la reunión, etc.

Una vez definido cómo va a funcionar la reunión, se crea ésta, indicando fecha/hora y lugar de celebración (para el caso de reuniones híbridas, con sala física y virtual de asistencia).

Se crea la convocatoria de reunión, definiendo los puntos del orden del día y los textos e imágenes que se incluirán en las comunicaciones a las personas a convocar, que forman el censo de la misma.

Los puntos del orden del día pueden ser de distinta tipología (sólo informativo, de votación). En las votaciones se deben configurar si las votaciones son anónimas o públicas, mayoría necesaria y documentación asociada.

También puede asociarse una documentación genérica al conjunto de la convocatoria.

Por último, se parametrizan distintos aspectos sobre cómo debe transcurrir la reunión: confirmaciones de asistencia, métodos de acceso seguros para acceder a la reunión, aprobación del acta a la finalización de los puntos del orden del día, etc.

Comunicación por correo electrónico certificado a los miembros del censo, con posibilidad de realizar un seguimiento del estado de esta comunicación (entregada, abierta).

Las personas convocadas pueden confirmar su asistencia y, si la organización lo permite, anticipar o delegar su voto en un portal específico de acceso protegido, para cuyo acceso deberá emplear el método de identificación que haya habilitado el administrador de la reunión.

Cuando llega el momento de la reunión, ésta se puede realizar íntegramente en remoto (“reunión virtual”) o contar con una sala física donde asistan parte (“reunión híbrida”) o la totalidad de los convocados (“reunión presencial”).

En el caso de que haya sala virtual, los participantes asisten mediante videollamada a una sala virtual, que muestra a todos los asistentes conectados.

El producto permite la gestión de los puntos del orden del día, el cálculo automático del quórum y las votaciones, integrando a los asistentes telemáticos y presenciales.

La reunión es administrada por una persona que va abriendo los puntos del orden del día, dando paso, etc. Esta persona puede ser el Secretario de la organización o que éste tenga la administración delegada en un experto de Councilbox que gestiona la aplicación en su nombre y bajo sus directrices.

En función de cómo se haya parametrizado la reunión, se podrán hacer modificaciones o no, se podrá otorgar la palabra o bloquear el uso de la misma, etc.

Finalizada la reunión, el sistema elabora automáticamente un acta, generada a partir de los textos del orden del día, los comentarios y las votaciones. Esta acta puede ser editada antes de su cierre y posterior envío a los participantes.

En caso de que haya habido sala virtual, también se genera la grabación de la reunión.

Todos los eventos y acciones llevadas a cabo desde el envío de la convocatoria hasta el cierre del acta, quedan registrados de forma privada, segura e inmutable gracias a la tecnología Blockchain de Councilbox. Estas evidencias servirán para la demostración a posteriori de cualquier aspecto relacionado con el transcurso de la reunión, proporcionando la necesaria seguridad jurídica.