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Organización y celebración remota o híbrida de
Transformación digital accesible, flexible y segura de los procesos de organización y celebración de todo tipo de reuniones que requieran plena seguridad jurídica.
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Aplicación web para la organización y realización remota, híbrida o presencial de reuniones corporativas
Nuestro producto de Reuniones y Asambleas es una plataforma en la nube que permite modelar los procesos de comunicación, voto, intervención y posterior acta de las reuniones de toma de decisiones críticas, como son Juntas de Accionistas, Asambleas de socios, etc.
En un entorno seguro y certificado, respaldado en Blockchain, se pueden modelar los requisitos estatutarios a cumplir en las reuniones, así como los relativos a comunicaciones, identificación, voto y firmas.
Sala de videoconferencia segura y certificada para la asistencia virtual a la reunión. Métodos de identificación flexibles y con plena validez. Comunicaciones certificadas a los integrantes del censo. Entornos privados a medida para la gestión de participaciones. Control de las intervenciones durante la Reunión por parte del Administrador. Integración en una sola plataforma de votos telemáticos y presenciales.
Una única aplicación para hacer fácil la gestión de reuniones corporativas
Facilita y automatiza todo el proceso legal de convocatoria, verificación de quorum, puntos del orden del día, ponderación y delegación del voto, generación de actas automáticas, resultados de participación, y un largo etcétera de funcionalidades diseñadas para hacer que convocar y celebrar una reunión societaria sea más fácil que nunca.
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Parametrización del tipo de reunión a celebrar
En primer lugar, se parametrizan las características de la reunión a llevar a cabo:
- Antelaciones y segundas convocatorias, tipo de quórum, existencia o no de voto delegado, existencia de voto de calidad, tipos de censo, representantes, etc.
- Limitaciones del acceso a la sala una vez haya comenzado la reunión, posibilidades de modificaciones y/o comentarios a los puntos del orden del día, posibilidades de participación de los asistentes durante la reunión, etc.
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Creación de la reunión y su convocatoria
Una vez definido cómo va a funcionar la reunión, se crea ésta, indicando fecha/hora y lugar de celebración (para el caso de reuniones híbridas, con sala física y virtual de asistencia).
Se crea la convocatoria de reunión, definiendo los puntos del orden del día y los textos e imágenes que se incluirán en las comunicaciones a las personas a convocar, que forman el censo de la misma.
Los puntos del orden del día pueden ser de distinta tipología (sólo informativo, de votación). En las votaciones se deben configurar si las votaciones son anónimas o públicas, mayoría necesaria y documentación asociada.
También puede asociarse una documentación genérica al conjunto de la convocatoria.
Por último, se parametrizan distintos aspectos sobre cómo debe transcurrir la reunión: confirmaciones de asistencia, métodos de acceso seguros para acceder a la reunión, aprobación del acta a la finalización de los puntos del orden del día, etc.
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Envío y seguimiento de la convocatoria de reunión
Comunicación por correo electrónico certificado a los miembros del censo, con posibilidad de realizar un seguimiento del estado de esta comunicación (entregada, abierta).
Las personas convocadas pueden confirmar su asistencia y, si la organización lo permite, anticipar o delegar su voto en un portal específico de acceso protegido, para cuyo acceso deberá emplear el método de identificación que haya habilitado el administrador de la reunión.
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Celebración de la reunión
Cuando llega el momento de la reunión, ésta se puede realizar íntegramente en remoto (“reunión virtual”) o contar con una sala física donde asistan parte (“reunión híbrida”) o la totalidad de los convocados (“reunión presencial”).
En el caso de que haya sala virtual, los participantes asisten mediante videollamada a una sala virtual, que muestra a todos los asistentes conectados.
El producto permite la gestión de los puntos del orden del día, el cálculo automático del quórum y las votaciones, integrando a los asistentes telemáticos y presenciales.
La reunión es administrada por una persona que va abriendo los puntos del orden del día, dando paso, etc. Esta persona puede ser el Secretario de la organización o que éste tenga la administración delegada en un experto de Councilbox que gestiona la aplicación en su nombre y bajo sus directrices.
En función de cómo se haya parametrizado la reunión, se podrán hacer modificaciones o no, se podrá otorgar la palabra o bloquear el uso de la misma, etc.
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Generación del acta y las evidencias digitales
Finalizada la reunión, el sistema elabora automáticamente un acta, generada a partir de los textos del orden del día, los comentarios y las votaciones. Esta acta puede ser editada antes de su cierre y posterior envío a los participantes.
En caso de que haya habido sala virtual, también se genera la grabación de la reunión.
Todos los eventos y acciones llevadas a cabo desde el envío de la convocatoria hasta el cierre del acta, quedan registrados de forma privada, segura e inmutable gracias a la tecnología Blockchain de Councilbox. Estas evidencias servirán para la demostración a posteriori de cualquier aspecto relacionado con el transcurso de la reunión, proporcionando la necesaria seguridad jurídica.
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Seguridad jurídica
Trazabilidad completa extremo a extremo
Garantías de no impugnación
Garantías de no manipulación y no suplantación
Garantías de no intrusión
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Ahorro de costes
Ahorro en papel y envíos.
Ahorro en espacios físicos de almacenamiento
Sin necesidad de alquiler de salas.
Ahorro de tiempo para los Secretarios.
Sin necesidad de desplazamientos de los asistentes.
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Imagen corporativa
Accesible
Imagen moderna
Digitalización del área de Legal / Compliance
Contribución a la sostenibilidad
Mejor experiencia para los convocados
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Sencillez de uso
Acceso vía web
Sin instalación de aplicaciones o plugins
Sin requisitos específicos de hardware o software
Sin software de terceros
Interfaz sencillo y fácil de usar
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Flexibilidad
Válido para todo tipo de organizaciones
Reuniones presenciales, híbridas y remotas
Portales de participación a medida
Múltiples opciones de parametrización
Imagen personalizable
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Soporte a medida
Asistencia por expertos Councilbox
Formación para la administración por el cliente
Posibilidad de delegar la administración en Councilbox
Posibilidad de soporte in situ
Soporte a convocados y asistentes
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Sociedades
-
- Juntas de Accionistas Ordinarias y Extraordinarias de Sociedades Anónimas.
-
- Juntas de Socios Ordinarias y Extraordinarias de Sociedades Limitadas.
-
- Reuniones de Consejos de Administración y Comités de Dirección.
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- Comisiones de seguimiento de proyectos.
-
- Reuniones especiales que requieran seguridad jurídica. Por ejemplo, negociaciones de acuerdos de fusión o adquisición.
-
- Etc.
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Organizaciones sin ánimo de lucro
-
- Asambleas Generales y Extraordinarias de Asociaciones.
-
- Asambleas Generales y Extraordinarias de Fundaciones.
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- Asambleas Generales y Extraordinarias de Clubes Deportivos.
-
- Asambleas Generales y Extraordinarias de Federaciones deportivas y empresariales.
-
- Asambleas Generales y Extraordinarias de Confederaciones empresariales.
-
- Asambleas Generales y Extraordinarias de Cooperativas sin ánimo de lucro y Juntas de Compensación.
-
- Juntas Generales y de Gobierno de Colegios Profesionales.
-
- Plenos de Ayuntamientos.
-
- Reuniones de Juntas Directivas y Consejos Rectores.
-
- Asambleas de trabajadores.
-
- Etc.
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Clientes
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Reuniones celebradas
+600.000
Convocados
+50.000
Asistentes
+350.000
Votos emitidos
+1.000.000
Evidencias
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Fundamentos legales de la celebración remota de Juntas y Asambleas
Conoce la legislación aplicable y las respuestas a las principales preguntas relativas a la validez legal del voto telemático en las reuniones corporativas
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Entorno seguro, certificado y auditable, con tecnología Blockchain
Tecnología para la seguridad digital y jurídica
Nuestra plataforma cuenta con las certificaciones ISO 9001, 27001 y Esquema Nacional de Seguridad de nivel alto, que garantizan las medidas de privacidad, protección y seguridad de los datos almacenados.
Empleamos tecnología propietaria Blockchain para dotar de trazabilidad a todos los eventos con un coste controlado, de forma que cualquier evento que tenga lugar desde la convocatoria hasta la emisión del acta de la reunión quedan almacenados de forma inmutable y con sellado de tiempo.
Ante posibles impugnaciones, las evidencias proporcionadas por Councilbox constituyen la base para los informes periciales emitidos por un perito informático. Las evidencias aportadas en estos casos de impugnación siempre han sido tomadas en consideración, descartándose la impugnación de una reunión o una decisión que estaba evidenciada con nuestra tecnología.