Certezza giuridica delle riunioni e delle assemblee tenute con Councilbox

Sì, l'articolo 182 della Legge spagnola sulle società di capitali permette agli azionisti di partecipare alle riunioni della società tramite mezzi elettronici.

A questo proposito, la Risoluzione del 19 dicembre 2012 della Direzione Generale Spagnola degli Albi e dei Notai (BOE n. 22 del 25 gennaio 2013), ritiene che una clausola dello Statuto che permette la partecipazione all'Assemblea per via telematica, compresa la videoconferenza, dovrebbe essere considerata valida, a condizione che l'identità del soggetto sia debitamente garantita, che i termini, le forme e le modalità di esercizio dei diritti dei soci, che consentono l'ordinato svolgimento dell'assemblea, siano indicati nell'avviso di convocazione, e a tal fine gli amministratori devono stabilire che gli interventi e le proposte di delibera di coloro che intendono intervenire per via telematica devono essere inviati alla società prima della costituzione dell'assemblea.

Sì, l'articolo 189 della Legge spagnola sulle società di capitali stabilisce che "conformemente alle disposizioni dello Statuto, il voto sulle proposte relative agli argomenti iscritti all'ordine del giorno di qualsiasi tipo di assemblea generale può essere delegato o esercitato dall'azionista per posta, e-mail o qualsiasi altro mezzo di comunicazione a distanza, a condizione che l'identità di chi esercita il diritto di voto sia debitamente garantita".

Sì, l'articolo 183.2 della Legge spagnola sulle società di capitali stabilisce che "le deleghe devono essere concesse per iscritto e, se non sono registrate in un documento pubblico, devono essere speciali per ogni Assemblea". In un'interpretazione letterale, "per iscritto" potrebbe essere inteso come una lettera, un documento o qualsiasi carta scritta a mano, digitata o stampata.

In conformità con le disposizioni della Risoluzione del 19 dicembre 2012 della Direzione Generale Spagnola degli Albi e dei Notai si deve intendere che il riferimento nella legge al fatto che "la rappresentanza deve essere registrata per iscritto" non esclude un'altra forma di prova e dimostrazione che la rappresentanza sia stata concessa, come i mezzi telematici sicuri, a condizione che sia registrata su un supporto informatico per una prova ulteriore, come è il caso della piattaforma Councilbox.

Sì, la giurisprudenza ha indicato che la "notifica affidabile" del contenuto di una dichiarazione d'intenti non richiede l'effettiva conoscenza della stessa da parte del notificato, ma semplicemente la disponibilità di tale conoscenza, indipendentemente dal fatto che per motivi volontari il notificato non la legga o non venga a conoscenza dell'atto notificato, come accade nelle notifiche per burofax che, sebbene indirizzate all'indirizzo corretto, il notificato non la ritira, nonostante il fatto che la notifica ufficiale gli venga lasciata dal servizio postale.

Si veda la Sentenza del Tribunale Provinciale di Las Palmas e della Corte Suprema spagnola del 25 giugno 2004 e del 9 dicembre 1997.

Alla luce della suddetta giurisprudenza, si può concludere che i messaggi gestiti attraverso la piattaforma Councilbox possono essere considerati comunicazioni affidabili in Spagna nella misura in cui raggiungano materialmente la loro destinazione (la casella di posta di un indirizzo e-mail) e l'interessato possa leggere il messaggio senza alcun impedimento (indirizzo e-mail non gestito dal destinatario), indipendentemente dal fatto che il destinatario non legga il messaggio per motivi volontari (cancellato)

Si veda la Sentenza della Corte Suprema spagnola della Prima Sezione Civile nel caso "Evicertia"

Sì, la prova CBXDATA può essere utilizzata in tribunale per dimostrare che una comunicazione ha effettivamente avuto luogo. Inoltre, le registrazioni del sistema Councilbox possono integrare tali prove nel caso in cui l'autenticità della prova CBXDATA sia contestata.

Le funzionalità tecniche delle comunicazioni emesse da Councilbox permettono di generare prove sufficienti, che possono essere fornite in tribunale e che, conformemente alla giurisprudenza e alla legislazione applicabili, avranno valore probatorio, la cui unica contestazione possibile consiste nel dimostrare che in un caso specifico vi è stata manipolazione o falsificazione. La data in cui le comunicazioni sono state effettuate e il canale di comunicazione attraverso il quale sono state effettuate sono accreditati. Ai sensi dell'articolo 326 del Codice spagnolo di Procedura Civile, "le scritture private costituiscono una prova completa nel procedimento, purché la loro autenticità non sia contestata dalla parte danneggiata" e si possa provare che sono state manomesse.

Affinché le prove di supporto non siano considerate prove unilaterali o di parte, è necessario che siano prodotte da terzi di fiducia (fornitori di servizi di fiducia secondo il Regolamento UE 910/2014 eIDAS), che abbiano una posizione neutrale e non siano legati alle parti, in modo che generino e conservino le prove elettroniche che dimostrino oltre ogni dubbio che le comunicazioni siano avvenute, conservando il contenuto, i dati delle parti, data e ora delle stesse per 5 anni. Per questo motivo Councilbox garantisce la totale imparzialità, in quanto si avvale di un fornitore di servizi di fiducia di riconosciuto prestigio e iscritto nei registri pertinenti in conformità con il Regolamento UE 910/2014 per svolgere questo compito.

Si veda il fondamento normativo 2° della sentenza del tribunale emessa dal Tribunale di Prima Istanza n. 12 di La Coruña, in relazione al sistema di comunicazione Confirmsign.

No, le parti non potranno obiettare di non aver inviato/ricevuto il messaggio/la comunicazione a causa degli avvisi inviati e dei messaggi di lettura, dei download e della risposta generati e memorizzati dal sistema Councilbox, in particolare quando il modulo speciale di certificato digitale è attivato per il mittente e il destinatario.

Sì, il documento conservato dalla piattaforma Councilbox insieme al CBXDATA è una prova valida davanti ai tribunali e alle autorità amministrative spagnole per provare l'invio (da un'e-mail) e la messa a disposizione (ad un'altra e-mail) di una comunicazione ad un destinatario. La ricezione completa della comunicazione, nel senso di prendere conoscenza del contenuto della comunicazione, dipenderà dalla volontà del destinatario di cliccare sul link per visualizzare il contenuto della comunicazione.

Allo stesso modo, il Codice spagnolo di Procedura Civile regola negli articoli 382 e seguenti, i mezzi di prova, la riproduzione di parole, suoni e immagini e gli strumenti che permettono l'archiviazione e la conoscenza dei dati rilevanti per il processo, come i file informatici.

Sì, il ticket di invio fornisce una prova prima facie per dimostrare il non ripudio da parte del mittente del messaggio e che il mittente non può negare di aver inviato il messaggio.

Sì, il sistema Councilbox, in particolare inviando avvisi al destinatario e generando ticket di follow-up, permette di provare che un messaggio è stato effettivamente ricevuto (nella casella di posta elettronica) e rifiutato dal destinatario.

Sì, secondo l'art. 3.4 della Legge spagnola sulla firma elettronica viene stabilito un principio di equivalenza del valore legale tra la firma elettronica e quella manoscritta.

Fonte.- Risoluzione del 19 dicembre 2012 della Direzione Generale Spagnola degli Albi e dei Notai. BOE (Spagna) del 25 gennaio 2013 nº 22.”​

Sì, il documento firmato elettronicamente con una firma elettronica garantisce l'autenticità non solo della sua paternità (identificando in modo affidabile l'autore del documento), ma anche l'integrità del suo contenuto.

Fonte.- Risoluzione del 19 dicembre 2012 della Direzione Generale Spagnola degli Albi e dei Notai. BOE (Spagna) del 25 gennaio 2013 nº 22.