Digitalizzazione dei processi di Mediazione, Arbitrato, Negoziazione e Conciliazione (MARC)

Una volta che il mediatore o l'istituzione di mediazione, l'arbitro, il tribunale arbitrale, l'organo di conciliazione o, in generale, il professionista o l'organismo che intende mediare tra le parti, riceve la richiesta di svolgere il processo di risoluzione delle controversie, contatta le parti e queste accettano di eseguirlo, lo registrano nella nostra applicazione.

Permette di inserire i dati delle persone fisiche o giuridiche coinvolte nel conflitto e dei loro eventuali rappresentanti, e di inviare una prima convocazione per una riunione in videoconferenza, con un ordine del giorno già definito o da stabilire durante l'incontro. Se necessario, consente di allegare documenti da condividere e/o creare cartelle private per il caricamento dei file nel portale riservato alla documentazione, generato automaticamente al momento della prima convocazione della riunione.

Le parti in conflitto ricevono la convocazione e l'accesso ad un portale privato per lo scambio di documentazione e la comunicazione con l'organo di mediazione convocante, in cui ogni messaggio o documento è rintracciato e non può essere manipolato.

In questo portale, in cui ci si deve identificare utilizzando il metodo che viene parametrizzato tra quelli esistenti (numero di identificazione fornito, password per uso univoco, biometria, certificato digitale) è possibile fornire documenti, scaricare e leggere quelli forniti dal mediatore o dalla controparte in conflitto, e comunicare con il mediatore.

Al momento dell'incontro, le parti e/o i loro potenziali rappresentanti si collegano in una videoconferenza sicura con accesso protetto, che è amministrata e gestita dall'organo di mediazione, che dirige l'incontro e propone accordi, includendo nel verbale ciò che è necessario, allo stesso modo di quanto si farebbe in un incontro faccia a faccia.

Durante la riunione i documenti possono essere consultati contemporaneamente da tutte le parti e, se si raggiunge un accordo, il documento generato con gli accordi definitivi può essere firmato digitalmente. Questa firma è pienamente valida e non è indispensabile che le parti dispongano di un certificato digitale.

Nel caso in cui non si raggiunga un accordo e si decida di tenere una nuova riunione, è possibile fissarla da parte dell'organo di mediazione prima della fine di quella in corso, concordando la data e l'ora della convocazione, nonché l'ambito della riunione.

Una volta svolti gli incontri necessari, al termine del processo, con o senza accordo, le parti e il mediatore avranno accesso sul portale privato a tutta la documentazione scambiata e/o firmata, compresi i verbali degli incontri.

Tutto ciò che viene discusso nelle riunioni e ciò che viene scambiato digitalmente viene archiviato sotto forma di prove elettroniche crittografate e non manipolabili sulla Blockchain.