Le riunioni aziendali ora hanno un supporto legale grazie a Councilbox

La videopresenzialità è già una realtà in tutte le aziende e i suoi vantaggi sono diventati evidenti negli ultimi mesi. Ridurre i costi, aumentare la produttività, promuovere la sostenibilità, aumentare la trasparenza aziendale ed eliminare alcuni rischi sono i cinque principali vantaggi di organizzare assemblee con soluzioni legaltech.

Il COVID-19 ha cambiato tutto, soprattutto per quanto riguarda il funzionamento delle aziende. Dopo lo scoppio della pandemia in tutto il mondo, le soluzioni per organizzare riunioni virtuali sono cresciute esponenzialmente. È chiaro che la videopresenzialità è qui per restare. Secondo Gartner, il 63% delle riunioni erano in presenza nel 2019, fino a scendere al 33% nel 2021. Questa tendenza è destinata a continuare e, secondo le stime della società di analisi, le riunioni in uno spazio fisico scenderanno al 25% entro il 2024.

Con queste previsioni, l’offerta di queste piattaforme è più ampia che mai. Tuttavia, questa dinamica si è scontrata con un ostacolo, vale a dire quei tipi di assemblee o riunioni aziendali in cui è necessario fornire un supporto legale per tutto ciò che avviene, dalla convocazione dell’assemblea al voto. Questo è qualcosa che le soluzioni di videoconferenza più diffuse non possono fare.

Councilbox è una soluzione che non solo facilita la digitalizzazione di qualsiasi riunione o processo, ma garantisce anche la sua piena validità legale grazie al suo sistema esclusivo di tracciabilità delle prove in Blockchain.

Questo prodotto specifico ha lo scopo di facilitare le assemblee o le riunioni aziendali con valore legale, e ha identificato i cinque vantaggi principali della conversione di queste riunioni, che fino ad ora dovevano essere di persona, in riunioni videopresenziali o miste.

Risparmiare fino all’80% del tempo speso per preparare le riunioni aziendali

Uno dei vantaggi più evidenti di qualsiasi piattaforma di videoconferenza è il risparmio sui costi di viaggio e di spostamento. Tuttavia, ci sono molte riunioni che, per la loro importanza o scopo, si tengono ancora in forma presenziale. Con uno strumento che fornisce un supporto legale, le organizzazioni potranno fare a meno di molti viaggi che a volte hanno il solo scopo di partecipare a una riunione degli azionisti.

Lo svolgimento di riunioni aziendali comporta un complesso carico operativo, burocratico e legale che, nella maggior parte delle occasioni, satura il lavoro del team di gestione. Lo strumento di Councilbox permette di gestire la riunione in modo completo, dalla convocazione all’approvazione del verbale, garantendo l’unità dell’evento, oltre a fornire praticità e semplicità. Di conseguenza, permette di risparmiare fino all’80% del tempo solitamente speso per la preparazione di queste riunioni, minimizzando i possibili errori durante la riunione, semplificando il processo di convocazione e svolgimento.

Sempre più aziende sono impegnate nell’attuazione di misure ecologiche. In questo caso, le riunioni virtuali permettono di ridurre il trasporto e le conseguenti emissioni di CO2 associate alle riunioni presenziali. Inoltre, si eliminano le scartoffie e la stampa dei fascicoli, aggiungendo un ulteriore vantaggio in termini di tutela dell’ambiente e rafforzando l’impegno delle aziende per la sostenibilità.

È importante aggiungere che anche se c’è una vasta gamma di soluzioni di videoconferenza sul mercato, la maggior parte di esse non ha un supporto legale. Tanto che Councilbox è l’unico strumento per le aziende del mercato spagnolo che permette la videopresenzialità con supporto legale. Permettendo di organizzare la riunione dall’inizio alla fine, tutte le prove vengono acquisite e memorizzate in Blockchain, una tecnologia che garantisce che le informazioni non siano state manipolate in nessun momento. Nel caso in cui qualcuno contesti la riunione, la piattaforma Councilbox è in grado di provare che tutto è avvenuto come è avvenuto.

Allo stesso modo, l’uso di soluzioni che promuovono lo svolgimento di riunioni virtuali con piene garanzie legali offre una maggiore trasparenza, poiché forniscono la firma e la custodia legale a tutti i processi e gli eventi di un’organizzazione. Questo supporta la tracciabilità del processo decisionale e la generazione di prove, sia nelle aziende private che negli enti pubblici.

Negli ultimi mesi, è diventato chiaro che gli strumenti digitali sono diventati un must-have per qualsiasi azienda, ma nell’ambiente aziendale questi strumenti richiedono un supporto legale che molti non forniscono. Il progresso in questo settore è essenziale oggi, ed è per questo che Councilbox è all’avanguardia in questa innovazione. Tenere riunioni aziendali con supporto legale è già una realtà e i suoi vantaggi sono diventati evidenti. Le società possono ora avere a disposizione un nuovo modo di svolgere le loro riunioni supportato dalla tecnologia Blockchain e con tutte le garanzie legali.

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