Organizzazione e celebrazione remota o ibrida di


Trasformazione digitale accessibile, flessibile e sicura dei processi di organizzazione e celebrazione di ogni tipo di riunione aziendale che richieda piena sicurezza giuridica.

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Applicazione web per l'organizzazione e la conduzione remota, ibrida o in presenza di riunioni aziendali in cui è richiesta la sicurezza giuridica dall'inizio alla fine

Il nostro prodotto Riunioni e Assemblee è una piattaforma cloud che consente di modellare i processi di comunicazione, voto, intervento e successiva redazione del verbale delle riunioni decisionali critiche, come le Assemblee degli Azionisti, le Assemblee dei Soci, ecc.

In un ambiente sicuro e certificato, supportato da Blockchain, è possibile modellare i requisiti statutari da rispettare nelle riunioni, così come quelli relativi alle comunicazioni, all'identificazione, al voto e alle firme.

Sala videoconferenza sicura e certificata per la partecipazione virtuale alla riunione. Metodi di identificazione flessibili e pienamente validi. Comunicazioni certificate ai membri del censo. Ambienti privati su misura per la gestione delle partecipazioni. Controllo degli interventi durante la riunione da parte dell'amministratore. Integrazione in una piattaforma unica di voti telematici e in presenza.

Un'unica applicazione per facilitare la gestione delle riunioni aziendali.

Facilita e automatizza l'intero processo legale di convocazione, verifica del quorum, punti all'ordine del giorno, ponderazione e delega del voto, generazione automatica dei verbali, risultati della partecipazione, e molte altre funzionalità progettate per rendere la convocazione e la celebrazione di una riunione societaria più semplice che mai.

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Parametrizzazione del tipo di riunione da svolgere

In primo luogo, vengono parametrizzate le caratteristiche della riunione:

- Tempi di preavviso e seconde convocazioni, tipo di quorum, presenza o assenza di voto delegato, presenza di voto di qualità, tipi di censimento, rappresentanti, ecc.

- Limitazioni di accesso alla sala una volta iniziata la riunione, possibilità di modifiche e/o commenti ai punti all'ordine del giorno, possibilità di partecipazione degli intervenuti durante la riunione, ecc.

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Creazione della riunione e sua convocazione

Una volta definito come funzionerà la riunione, questa viene creata, indicando data/ora e luogo di celebrazione (nel caso di riunioni ibride, con sala fisica e virtuale di partecipazione).

Viene creata la convocazione della riunione, definendo i punti all'ordine del giorno e i testi e le immagini da includere nelle comunicazioni alle persone da convocare, che formano il censo della stessa.

I punti all'ordine del giorno possono essere di diverse tipologie (informativi o con votazione). Nelle votazioni è necessario configurare se i voti sono anonimi o pubblici, la maggioranza necessaria e la documentazione associata.

È anche possibile associare una documentazione generica alla convocazione.

Infine, vengono parametrizzati vari aspetti su come deve svolgersi la riunione: conferme di partecipazione, metodi di accesso sicuri per accedere alla riunione, approvazione del verbale al termine dei punti all'ordine del giorno, ecc.

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Invio e monitoraggio della convocazione della riunione

Comunicazione tramite e-mail certificata ai membri del censimento, con possibilità di monitorare lo stato di questa comunicazione (se è stata consegnata, aperta, ecc.)

Le persone convocate possono confermare la loro presenza e, se l'organizzazione lo consente, anticipare o delegare il loro voto su un portale specifico di accesso protetto, per accedere al quale è necessario utilizzare il metodo di identificazione abilitato dall'amministratore della riunione.

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Celebrazione della riunione

Quando arriva il momento della riunione, questa può svolgersi interamente in remoto ("riunione virtuale") o contare su una sala fisica dove partecipa una parte ("riunione ibrida") o l'intero censo ("riunione in presenza").

Nel caso ci sia una sala virtuale, i partecipanti assistono tramite videochiamata a una sala virtuale, che mostra tutti i partecipanti connessi.

Il prodotto consente la gestione dei punti all'ordine del giorno, il calcolo automatico del quorum e delle votazioni, integrando i partecipanti telematici e in presenza.

La riunione è gestita da una persona che apre i punti all'ordine del giorno. Questa persona può essere il Segretario dell'organizzazione o un esperto di Councilbox che gestisce l'applicazione per conto dell’organizzazione.

In base a come è stata parametrizzata la riunione, sarà possibile apportare modifiche o meno, concedere la parola o bloccarne l'uso, ecc.

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Generazione del verbale e delle prove digitali

Al termine della riunione, il sistema genera automaticamente un verbale, creato a partire dai testi all'ordine del giorno, dai commenti e dalle votazioni. Questo verbale può essere modificato prima della sua chiusura e inviato successivamente ai partecipanti.

Nel caso ci sia stata una sala virtuale, viene generata anche la registrazione della riunione.

Tutti gli eventi e le azioni compiute dall'invio della convocazione alla chiusura del verbale vengono registrati in modo privato, sicuro e immutabile grazie alla tecnologia Blockchain di Councilbox. Queste prove serviranno per dimostrare in seguito qualsiasi aspetto legato allo svolgimento della riunione, fornendo la necessaria sicurezza giuridica.

Sicurezza giuridica

Tracciabilità completa end-to-end
Garanzie di non contestazione
Garanzie di non manipolazione e non falsificazione
Garanzie di non intrusione

Risparmio dei costi

Risparmio su carta e spedizioni
Risparmio sugli spazi fisici di archiviazione
Nessuna necessità di affittare sale riunioni
Risparmio di tempo per i Segretari
Nessuna necessità di spostamenti per i partecipanti

Immagine aziendale

Accessibilità
Restyling dell'immagine
Digitalizzazione dell'area Legale/Compliance
Contributo alla sostenibilità
Migliore esperienza d’suo complessiva

Semplicità d'uso

Accesso tramite web
Nessuna installazione di applicazioni o plugin
Nessun requisito specifico di hardware o software
Nessun software di terze parti
Interfaccia semplice e facile da usare

Flessibilità

Valido per ogni tipo di organizzazione
Riunioni in presenza, ibride e remote
Portali di partecipazione su misura
Molteplici opzioni di parametrizzazione
Personalizzabile

Supporto su misura

Assistenza da parte degli esperti di Councilbox
Formazione per gli amministratori
Formazione per gli amministratori Possibilità di delegare l'amministrazione a Councilbox
Possibilità di supporto on-site
Supporto per convocati e partecipanti

Società

 

    • Assemblee Ordinarie ed Extraordinarie degli Azionisti di Società per Azioni.
    • Assemblee Ordinarie ed Extraordinarie dei Soci di Società a Responsabilità Limitata.
    • Riunioni dei Consigli di Amministrazione e dei Comitati Direttivi.
    • Commissioni di monitoraggio dei progetti.
    • Riunioni speciali che richiedono sicurezza giuridica. Ad esempio, negoziazioni di accordi di fusione o acquisizione.
    • Ecc.

ONG

 

    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Associazioni.
    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Fondazioni.
    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Club Sportivi.
    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Federazioni sportive ed imprenditoriali.
    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Confederazioni imprenditoriali.
    • Assemblee Generali ed Extraordinarie di Cooperative non profit e Consigli di Compensazione.
    • Assemblee Generali e di Governo di Ordini Professionali.
    • Riunioni dei Consigli Direttivi e dei Consigli di Amministrazione.
    • Assemblee dei Lavoratori.
    • Ecc.

+200

Clienti

+1.400

Riunioni tenute

+600.000

Convocati

+50.000

Partecipanti

+350.000

Voti espressi

+1.000.000

Prove

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Base giuridica per lo svolgimento a distanza di Riunioni e Assemblee

Scoprite la legge applicabile e le risposte alle principali domande sulla validità legale del voto telematico nelle assemblee societarie.

Maggiori informazione

Equipo

Ambiente sicuro, certificato e tracciabile, con tecnologia Blockchain

Tecnologia per la sicurezza digitale e giuridica

La nostra piattaforma ha le certificazioni ISO 9001, 27001 e lo Schema Nazionale di valutazione della Sicurezza di alto livello, che garantiscono misure di privacy, protezione e sicurezza dei dati archiviati.

Utilizziamo la tecnologia proprietaria Blockchain per fornire tracciabilità a tutti gli eventi con costi controllati, in modo che ogni evento, dalla convocazione alla redazione del verbale della riunione, sia archiviato in modo inalterabile e con time stamping.

In caso di eventuali contestazioni, le prove fornite da Councilbox costituiscono la base per i rapporti peritali redatti da un esperto informatico forense. Queste prove sono sempre state prese in considerazione in situazioni di contestazione, portando al respingimento delle contestazioni riguardanti riunioni o decisioni supportate dalla nostra tecnologia.

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