Les réunions sociétaires bénéficient désormais d’un soutien juridique grâce à Councilbox

La vidéo-présence est déjà une réalité dans toutes les entreprises et ses avantages sont devenus évidents au cours des derniers mois. Réduire les coûts, augmenter la productivité, promouvoir la durabilité, accroître la transparence en entreprise et éliminer certains risques sont les cinq principaux avantages de tenir des réunions avec des solutions legaltech.

L’épidémie de COVID-19 a tout changé, notamment en ce qui concerne le fonctionnement des entreprises. À la suite de la pandémie, les solutions pour organiser des réunions virtuelles se sont multipliées. Que la vidéo-présence est là pour rester ne fait aucun doute. Selon Gartner, en 2019 63 % des réunions étaient présentielles, un chiffre qui a chuté à 33 % en 2021. Cette tendance continuera d’augmenter et, selon les estimations du cabinet d’analystes, les réunions dans un espace physique chuteront à 25 % d’ici 2024.

Avec ces prévisions, l’offre de ce type de plateformes est plus large que jamais. Cette dynamique s’est cependant heurtée à un frein, à savoir les types d’assemblées ou de réunions sociétaires dans lesquelles il est nécessaire d’apporter un soutien juridique au déroulement de la réunion, de la convocation aux votes. Ce que les solutions de vidéoconférence les plus répandues sont dans l’incapacité de faire.

Councilbox est une solution qui non seulement facilite la numérisation de toute réunion ou processus, mais qui garantit également sa pleine valeur juridique grâce à son système unique de traçabilité des preuves dans la blockchain.

Ce produit spécifique vise à faciliter la tenue d’assemblées ou de réunions sociétaires juridiquement valables, et a identifié les cinq principaux avantages de convertir ces réunions, qui devaient jusqu’à présent se dérouler nécessairement en présentiel, en des réunions en vidéo-présence ou mixtes.

Économisez jusqu’à 80 % du temps consacré à la préparation de réunions sociétaires

L’un des avantages les plus évidents de toute plateforme de vidéoconférence est la réduction des coûts liés aux déplacements et aux voyages. Toutefois, il existe de nombreuses réunions qui, en raison de leur importance ou de leur objet, se tiennent encore en présentiel. Grâce à un outil offrant un soutien juridique, les organisations pourront se passer de nombreux voyages qui n’ont parfois pour seul but que d’assister à une assemblée d’actionnaires.

La tenue de réunions sociétaires implique une charge opérationnelle, bureaucratique et juridique complexe qui, dans la plupart des cas, surcharge de travail l’équipe d’administration. L’outil de Councilbox permet de gérer la réunion dans son intégralité, de la convocation à l’approbation des procès-verbaux, en garantissant l’unité de la réunion, en plus de la simplifier et la faciliter. Il permet ainsi d’économiser jusqu’à 80 % du temps habituellement consacré à la préparation de ces réunions et de réduire les éventuelles erreurs lors de la réunion en simplifiant les processus de convocation et de tenue de celle-ci.

De plus en plus de compagnies s’engagent à mettre en œuvre des mesures respectueuses de l’environnement. Dans ce cas, les réunions virtuelles permettent de réduire les transports et les émissions de CO2 qui découlent des réunions en présentiel. Il supprime également les documents au format papier et l’impression de dossiers, ce qui contribue aussi à protéger l’environnement et à renforcer l’engagement des entreprises en faveur de la durabilité.

Il est important d’ajouter que, bien qu’il existe un large éventail de solutions de vidéoconférence sur le marché, la plupart d’entre elles n’ont pas de soutien juridique. Councilbox est donc le seul outil destiné aux entreprises sur le marché espagnol qui permet une vidéo-présence avec soutien juridique. En permettant d’organiser la réunion du début à la fin, toutes les preuves sont capturées et stockées dans la blockchain, une technologie qui garantit que les informations n’ont été manipulées à aucun moment. Dans le cas où quelqu’un contesterait la réunion, la plateforme Councilbox est en mesure de prouver le déroulement de la réunion dans son intégralité.

De même, l’utilisation de solutions qui permettent la tenue de réunions virtuelles avec toutes les garanties légales offre une plus grande transparence, car elles fournissent une signature et une conservation juridiquement valables de tous les processus et réunions d’une organisation. Cela renforce la traçabilité des décisions et la production de preuves, tant dans les entreprises privées que dans les organismes publics.

Au cours des derniers mois, les outils numériques sont devenus indispensables dans toute entreprise. Toutefois, dans l’environnement de l’entreprise, ces instruments nécessitent un soutien juridique que beaucoup ne fournissent pas. Évoluer dans ce domaine s’avère aujourd’hui essentiel, c’est pourquoi Councilbox se trouve à la pointe de cette innovation. La tenue de réunions sociétaires avec soutien juridique est une réalité et ses avantages sont une évidence. Les sociétés peuvent désormais disposer d’un nouvel outil pour la tenue de leurs réunions avec le soutien de la technologie Blockchain et toutes les garanties juridiques.